Dalam era digital saat ini, komunikasi menjadi faktor penting yang memengaruhi kesuksesan bisnis. Salah satu alat komunikasi yang tak dapat diabaikan adalah email bisnis. Email bisnis telah menjadi tulang punggung dalam menjaga hubungan dengan pelanggan, rekan bisnis, dan kolega. Dalam artikel ini, kita akan membahas secara komprehensif tentang pengertian email bisnis, manfaatnya, serta bagaimana menggunakannya secara efektif dalam lingkungan bisnis.
Pengertian Email Bisnis
Email bisnis adalah alamat email yang dibuat berdasarkan nama domain bisnis, agensi, atau organisasi yang bersangkutan. Misalnya, jika Anda memiliki bisnis dengan nama domain bisnisanda.com, maka Anda bisa membuat email bisnis dengan akhiran @bisnisanda.com, seperti info@bisnisanda.com, sales@bisnisanda.com, atau namaanda@bisnisanda.com.
Email bisnis berbeda dari email pribadi, yang biasanya menggunakan layanan email gratis seperti Gmail, Yahoo, atau Outlook. Email pribadi biasanya digunakan untuk keperluan pribadi atau informal, seperti berkomunikasi dengan teman, keluarga, atau hobi. Email pribadi juga tidak terikat dengan nama domain tertentu, sehingga Anda bisa membuat email pribadi dengan nama apa saja yang Anda inginkan.
Mengapa Perlu Email Bisnis?
Email bisnis memiliki banyak manfaat bagi bisnis Anda, baik dari segi profesionalisme, kredibilitas, branding, maupun keamanan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda perlu email bisnis:
Meningkatkan Profesionalisme dan Kredibilitas
Email bisnis menunjukkan bahwa Anda serius dan profesional dalam menjalankan bisnis Anda. Email bisnis juga menambah kredibilitas dan kepercayaan dari pelanggan, mitra, atau investor potensial. Dengan menggunakan email bisnis, Anda bisa memberikan kesan positif dan profesional saat berkomunikasi dengan pihak-pihak terkait bisnis Anda.
Membangun Branding dan Identitas Bisnis
Email bisnis membantu Anda membangun branding dan identitas bisnis Anda di dunia online. Dengan menggunakan nama domain yang sesuai dengan nama atau bidang bisnis Anda, Anda bisa meningkatkan kesadaran dan pengenalan merek Anda di mata publik. Email bisnis juga bisa menjadi sarana promosi dan pemasaran yang efektif untuk menjangkau pelanggan potensial.
Memudahkan Pengelolaan dan Integrasi Email
Email bisnis memudahkan Anda mengelola dan mengintegrasikan email-email yang berkaitan dengan bisnis Anda. Anda bisa membuat email-email sesuai dengan departemen atau fungsi tertentu dalam organisasi Anda, seperti akuntansi@bisnisanda.com, layananpelanggan@bisnisanda.com, atau direksi@bisnisanda.com. Anda juga bisa mengintegrasikan email bisnis dengan aplikasi-aplikasi lain yang mendukung produktivitas dan kolaborasi kerja, seperti Google Workspace, Microsoft 365, atau Zoho Mail.
Menjamin Keamanan dan Privasi Email
Email bisnis menjamin keamanan dan privasi email-email yang berkaitan dengan bisnis Anda. Dengan menggunakan penyedia layanan email hosting yang terpercaya dan berkualitas, Anda bisa mendapatkan fitur-fitur keamanan seperti enkripsi SSL/TLS, proteksi anti-spam, anti-virus, backup data, dan lain-lain. Fitur-fitur ini bisa melindungi email-email Anda dari ancaman-ancaman seperti peretasan, phishing, malware, atau kehilangan data.
Bagaimana Cara Membuat Email Bisnis?
Untuk membuat email bisnis, Anda membutuhkan dua hal utama: nama domain dan penyedia layanan email hosting. Nama domain adalah alamat unik yang digunakan untuk mengidentifikasi situs web atau email Anda di internet. Misalnya, hexahost.id adalah nama domain dari situs web Hexahost. Penyedia layanan email hosting adalah perusahaan yang menyediakan ruang penyimpanan dan server untuk menampung situs web atau email Anda di internet.
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat email bisnis:
Pilih Nama Domain yang Sesuai dengan Bisnis Anda
Nama domain harus mudah diingat, relevan, dan mencerminkan identitas bisnis Anda. Anda bisa menggunakan nama bisnis Anda, singkatan, atau kata kunci yang berkaitan dengan bidang bisnis Anda. Misalnya, jika Anda menjual baju online, Anda bisa memilih nama domain seperti bajuku.com, bajushop.com, atau bajumurah.com.
Beli Nama Domain
Penyedia domain adalah perusahaan yang menjual dan mengelola nama-nama domain di internet. Anda bisa membeli nama domain ini dengan harga terjangkau melalui Hexahost. Harga domain hexahost bervariasi tergantung dari ekstensi atau tipe nama domain yang Anda pilih. Misalnya, nama domain dengan ekstensi .com biasanya lebih mahal daripada nama domain dengan ekstensi .my.id atau .us.
Beli Paket Email Hosting
Penyedia email hosting adalah perusahaan yang menyediakan ruang penyimpanan dan server untuk menampung email Anda di internet. Anda bisa membeli paket email hosting dari penyedia layanan email hosting terpercaya seperti Hexahost (Coming Soon). Harga paket email hosting bervariasi tergantung dari kapasitas penyimpanan, jumlah akun email, fitur-fitur tambahan, dan lain-lain.
Hubungkan Nama Domain dengan Hosting
Setelah Anda membeli nama domain dan paket email hosting, Anda perlu menghubungkan keduanya agar email bisnis Anda bisa berfungsi dengan baik. Cara menghubungkan nama domain dengan penyedia email hosting berbeda-beda tergantung dari penyedia domain dan hosting yang Anda gunakan. Namun, secara umum, Anda perlu mengubah nameserver atau DNS record dari nama domain Anda sesuai dengan nameserver atau DNS record yang diberikan oleh penyedia hosting Anda. Anda bisa mengikuti panduan-panduan yang disediakan oleh penyedia domain dan hosting Anda untuk melakukan proses ini.
Buat Akun Email Bisnis
Setelah Anda menghubungkan nama domain dengan penyedia email hosting, Anda bisa mulai membuat akun email bisnis melalui kontrol panel email hosting. Kontrol panel email hosting adalah antarmuka web yang memungkinkan Anda mengelola email Anda secara mudah dan praktis. Cara membuat akun email bisnis melalui kontrol panel email hosting berbeda-beda tergantung dari kontrol panel email hosting yang digunakan. Namun, secara umum, Anda perlu memasukkan informasi seperti alamat email, kata sandi, kuota penyimpanan, dan lain-lain untuk membuat akun email bisnis.
Kesimpulan
Email bisnis adalah alamat email yang dibuat berdasarkan nama domain bisnis, agensi, atau organisasi yang bersangkutan. Email bisnis memiliki banyak manfaat bagi bisnis Anda, seperti meningkatkan profesionalisme dan kredibilitas, membangun branding dan identitas bisnis, memudahkan pengelolaan dan integrasi email, serta menjamin keamanan dan privasi email.